Všetko pod kontrolou!

CAFM – Computer Aided Facility Management

 

PLANON FACILITY MANAGEMENT SOFTWARE

Hlavným účelom správy aktív je poskytovať klientom prvotriedne služby, znížiť prevádzkové náklady, rovnako ako náklady na spotrebu energií.

Facility management je nielen údržba a rozpočtovanie. Efektívny Facility management veľmi sofistikovaným spôsobom zabezpečujerovnováhu medzi požiadavkami na zníženie zbytočných nákladov na reaktívnu údržbu a minimalizovať zbytočné riziko poruchy- ktorá môže spôsobiť ohrozenie základných aktivít zákazníka . Mnoho organizácií sa už presvedčilo, že systematické  plánovanie spolu s dôsledným vykonávaním doporučených a plánovaných preventívnych činností, môže znížiť prevádzkové náklady o cca 10-15%.

CAFM (Computer Aided Facility Management) riešenia na báze systému Planon minimalizujú možné doby výpadku a prestojov komplexným riadením celého životného cyklu budovy. Planon podporuje vykonávanie rutinných činností údržby - aktivity vykonávané v správny čas - zároveň s výpočtom a plánovaním potrebných nákladov, a tým spôsobom aj eliminovanie potenciálnych problémov. Zároveň umožňuje monitorovanie súladu s platnou legislatívou, a tým pádom umožňuje organizácií bezproblémovo vykonávať svoju primárnu činnosť.

CAFM a Maintenance Management riešenia zahŕňajú :

  • Asset management
  • Pravidelná údržba
  • Opravy
  • Bezpečnosť práce (BOZP) a požiarna ochrana (PO)
  • Mobilné riešenia
  • WEB rozhranie
  • Spravovanie priestoru

ASSET MANAGEMENT: zaistenie kontinuity prevádzky bez zásahu do hlavnej činnosti

Aktíva a systémová podpora zabezpečujú bezproblémový chod základných činností Vašej spoločnosti. Problémy a poruchy môžu viesť k značným narušeniam a strate produktivity. Neoptimalizované systémy, rovnako ako neplánované opravy zapríčiňujú vznik  nepredvídaných dodatočných nákladov na údržbu zariadení -a zároveň tým zaťažujú Vaše kľúčové procesy.

Riešenia CAFM na správu zariadení a systémového managementu umožňujú prístup do celého procesu, od nákupu, cez začatie užívania, cez správu, až po vyradenie alebo predaj obchodného majetku.

Správa systému, bez ohľadu na to, či sa jedná o stroje, nábytok, výpočtovú techniku alebo vozidlá, sa značne zjednoduší, pretože získate lepší prehľad o jednotlivých komponentoch zariadenia a vybavenia, kde sú umiestnené, o uplynutí záručnej doby a o potrebnom termíne pre údržbu a náhradu jednotlivých komponentov alebo náhradných  dielov. Zjednodušuje otázku delegovania zodpovednosti, pretože všetky komponenty a zariadenia sú vztiahnuté na konkrétnych dodávateľov, zákazníkov a poskytovateľov služieb. Tiež nie je nepodstatný fakt že budete môcť sledovať históriu zariadenia a nákladov na údržbu. Tento spôsob poskytuje jednoduché vyhodnotenie finančného hľadiska, rovnako ako posúdenie nákladovej efektívnosti ďalších investícií do údržby konkrétneho zariadenia alebo systému, vo vzťahu k jeho prípadnej obmene resp. inovácií.

Prostredníctvom CAFM nástrojov sú organizácie schopné zjednodušiť a zredukovať nepotrebné činnosti a aktivity, a tým pádom zredukovať náklady na údržbu zariadení a systému.

 

PRAVIDELNÁ ÚDRŽBA: Zachovať hodnoty aktív a zníženie nákladov

Hlavným účelom pravidelnej údržby je zachovať a zvýšiť spoľahlivosť zariadení a systémov. Automatizované riešenie poskytuje organizácií nepretržitý monitoring a kontrolu všetkých potrebných činností, ako aj zmluvné aktivity subdodávateľov prostredníctvom SLA zmlúv. Tento spôsob umožňuje správu systému efektívne a spoľahlivo.

Prostredníctvom CAFM PLANON sú organizácie schopné monitorovať vykonávanie všetkých interných a externých zmlúv –vrátane  informácií ako je výpovedná lehota, všeobecné obchodné podmienky alebo zmluvná úroveň služieb (SLA). Súčasťou CAFM systému  je automatický pripomienkovač rôznych špecifických udalostí, napríklad termín niektorých zmluvných záväzkov, záruk či testov.

Facility manažéri musia byť schopní organizovať pravidelnú údržbu efektívne a centralizovane, ako aj sledovať a monitorovať plánované činnosti. Planon poskytuje nástroje pre facility manažérov, prostredníctvom ktorých môžu vypracovať plány pre údržbu, rovnako ako sledovať efektivity všetkých činností s cieľom nastaviť štandardy. Veľký výber reportov ktoré môžiu byť prispôsobené všetkým požiadavkám klientov alebo zákazníkov, zvyšuje transparentnosť činností a umožňuje prostredníctvom rôznych funkcií sledovanie tých ukazovateľov (KPI), ktoré sú pre organizáciu podstatné.
Posun od reaktívneho na proaktívny  prístup v oblasti Facility managementu dokáže zabezpečiť zákazníkom úspory vo výške 10 až 15%.

 

OPRAVY: Minimalizácia prestojov a zaistenie produktivity

V dnešnom podnikateľskom svete, organizácie požadujú a očakávajú riešenia, ktoré zabezpečujú optimálne podmienky a zamestnancom dopomáhajú k dosiahnutiu najlepších výsledkov. CAFM systém zabezpečuje realizáciu očakávaní tak, že poskytuje všetkým zamestnancom v organizácii správy o poruchách alebo zlyhaniach systémov 24 hodín denne, 7 dní v týždni.

Prostredníctvom CAFM systému zamestnanci reportujú zistené poruchy alebo zlyhania, a vznášajú požiadavky ich odstránenie zo strany servisu. V rovnakom okamihu, keď je požiadavka nasmerovaná na príslušnú servisnú jednotku, má oprávnený užívateľ systému CAFM:

  • Pristup k stavu riešenia požiadavky
  • Možnosť spracovať požiadavky, doplniť ich, uzavrieť  ich a prideliť im príslušnú skupinu nákladov
  • Možnosť sledovať celkový počet požiadaviek
  • Možnosť monitorovať aktivity a vybavovanie požiadaviek v súlade z dohodnutou urovňou SLA

CAFM riešenie umožňuje organizáciám efektívne spracovávať väčšie množstvo zákaziek a efektívne kontrolovať činnosť externých aj interných dodávateľov. Všetky dáta sú uložené v systéme CAFM, aby bolo zabezpečená dostupnosť aktuálnych  informácií  vo všetkých prípadoch, vrátane zmeny dodávateľa FM služieb. Riešenia CAFM je v prípade požiadavky možné plne integrovať do firemného intranetu.

 

Mobilné riešenia: Potrebné informácie kedykoľvek a kdekoľvek

Mobilné riešenia ponúkajú komplexné možnosti pre optimalizáciu podporných procesov, ako aj redukcie nákladov. Planon mobilné riešenia pozostávajú zo sady aplikácií, ktoré  podporujú všetky obchodné procesy.

Mobilné aplikácie zabezpečia, že všetvi oprávnení zamestnanci majú aktuálny a bezpečný prístup ku všetkým potrebným informáciám. Oprávnení užívatelia majú možnosť nahliadnuť do zmlúv, pracovných poriadkov, objednávok a všetkých ďalších písomných záznamov v systéme, kedykoľvek a kdekoľvek. CAFM mobilná aplikácia poskytuje všetky vyššie uvedené funkcionality Vašim zamestnancom, externým partnerom ako aj zákazníkom.

 

INTEGRÁCIA CAD riešení: Kompletný prehľad o využití priestoru

V záujme dosiahnutia efektívnejšieho managementu využitia priestoru a presídlenie, že je dôležité, aby organizácie mali komplexný prehľad o súčasnej miere využitia priestoru. Často  sa požadované údaje nachádzajú na rôznych miestach a v rôznych formátoch, takže je takmer nemožné jednoducho nájsť a použiť potrebné údaje. Planon riešenia pre integráciu CAD umožňuje import CAD výkresov do databázy PLANON a tým ľahko a efektívne využívať dostupné údaje, s cieľom zefektívnenia využitia priestoru a sťahovaní, ktoré v konečnom dôsledku šetria čas a peniaze.

 

CAD nádstavba CAFM systému umožňuje:

  • Vizualizáciu návrhu priestorov, využitie priestoru, voľných pracovísk, evakuačných východov, technických informácií, rozmerov a veľkostí
  • Synchronizáciu zmien implementovcaných v CAD výkresoch je v systéme PLANON bez potreby licencií pre AutoCAD
  • Tvorbu grafických výstupov z hľadiska typov povrchov, štandardov čistenia, skupín nákladov, oddelení a systémov
  • Integráciu s ostatnými PLANON funkcionalitami, vrátane rezervačných systémov, premiestnení alebo rekonštrukcií

 

 

Výhody na prvý pohľad:

  • 365/24/7 dostupnosť a komunikácia –aktuálne dáta kadykoľvek a všade
  • Rozpočet plánovanie údržby v každej požadovanej miere podrobnosti
  • Riadenie a kontrola rozpočtu/nákladov na každú jednotku
  • Riadenie a pripomienkovanie servisných intervalov, záručnej doby ...
  • Informácie o dodržiavaní doby odozvy, výkonu prác zmluvných dodávateľov
  • Systém včasného varovania na základe analýzy nákladov -umožňuje správne investičné rozhodnutia

Funkčnosť (zjednodušená reprezentácia)

Oprávnený zamestnanec – zapisuje požiadavku  on-line v CAFM systéme  (v rámci jeho web rozhrania) priamo na svojom pracovisku. Napríklad sa môže  jednať o poruchu klimatizácie v osobitnej miestnosti.

Naši príslušní servisní technici okamžite dostávajú na svojich počítačoch, tabletoch alebo inteligentných telefónoch požiadavku, bez ohľadu či sú na pracovisku, u iného zákazníka alebo na ceste. Náš zamestnanec potvrdzuje prijatie oznámenia a môže informovať zákazníka, aké kroky budú nasledovať pre realizáciu požiadavky. 

Zákazník-manager môže sledovať kedykoľvek stav riešenia problému. A v prípade požiadavky môže byť integrovaný do celého procesu. Ak cena potrebných náhradných dielov alebo pracnosť na odstránenie poruchy presahuje definovaný limit nastavený zo strany zákazníka a je požadované jeho schválenie – toto môže byť zabezpečené okamžite, bez akéhokoľvek oneskorenia.

Po oprave poruchy je pre každú požiadavku možnosť vygenerovať report, na základe ktorého  môže zákazník presne sledovať, či bola dodržaná zmluvne dohodnutá doba odozvy a nebol presiahnutý rozpočet. Všetky náklady možno priradiť prostredníctvom programu CAFM priamo na príslušnú jednotku, v prípade požiadavkyaj na jedno konkrétne zariadenie alebo jeho súčasť. To umožňuje plánované investičné rozhodnutia na základe skutočnej reálnej nákladovej báze.